Back to Office Rotası: Hibrit Çalışma Modeli Nasıl Kurgulanmalı?

Hala devam eden pandemi şartlarında ofise dönme konusu hem şirketlerin hem de çalışanların kafasını oldukça karışmıştırmış durumda. Hali hazırda çeşitli önlemlerle, dönem dönem farklı gruplar halinde ofisten çalışmayı deneyimleyen şirketler olarak şu anda kalıcı bir yeni çözüme geçiş aşamasındayız. Hem ofisten hem de uzaktan çalışmayı mümkün kılacak çalışma şekli olarak ise hibrit çalışma modeli açık ara öne çıkıyor. 

Hibrit çalışma modeli son dönemlerde en çok karşılaştığımız terimler arasında. Sabit kuralları olmayan, her kurumun iç işleyişine göre çeşitli kurallar belirleyeceği bu model başlangıçta çalışanlar için kafa karıştırıcı olurken yanlış kurgulanması durumunda motivasyon kaybına sebep olabiliyor. “Acaba haftada kaç gün işe gideceğim, ulaşım nasıl sağlanacak, ortak alanları nasıl kullanacağız, şirket içerisinde gerekli sosyal mesafe ve hijyen önlemleri alındı mı..” gibi sayısız soruyla karşı karşıya kalan çalışanlar hepsine net bir cevap bulmakta zorlanıyor.

Sorwe olarak sizler için hem çalışanlarınızın tüm sorularını yanıtlamanızı sağlayacak hem de hibrit modele geçiş döneminde işinizi kolaylaştıracak bir yol haritası oluşturduk.

Hibrit Çalışma Modeli Nasıl Uygulanıyor?

Öncelikle hibrit çalışma modelini kısaca açıklamamız gerekirse; belirli günlerde ofisten çalışılan belirli günlerde ise iş süreçlerinin uzaktan yürütüldüğü bir çalışma modeli olduğunu söyleyebiliriz. Çeşitli koşullar doğrultusunda mesai saat ve günlerinde farklılıklar olduğu için hibrit çalışma modeli bir esnek çalışma modeli olarak değerlendirilir.

Fiziki çalışma ile uzaktan çalışma sistemlerinin ortak çıktısı olan hibrit çalışma modelinde çalışanlar yalnızca belirli günlerde ofise giderken diğer günlerde ise iş süreçlerini uzaktan yürütürler. Uzaktan çalışılan günlerde çalışanlar iş sorumluluklarını yerine getirdikleri sürece diledikleri çalışma ortamını tercih edebilirler. Her şirket hibrit çalışma modelinde kendi kurallarını belirleyebilir ve bu doğrultuda çalışanlarını yönlendirebilir.

Hibrit çalışma modelinin nasıl uygulandığını daha açıklayıcı ifade etmek için güncel çalışma modellerini örnekleriyle birlikte inceleyelim.

1. Uzaktan Çalışma Modeli: Tüm iş süreçlerinin tamamen uzaktan tamamlandığı, tüm çalışanların diledikleri konumdan sorumluluklarını yerine getirdiği bir iş modelidir. Pandemi boyunca birçok şirket zorunluluktan bu modeli tercih etmiş olsa da bu modeli kalıcı hale getiren ve tamamen uzaktan çalışma döneminde geçiş yapan kurumlar mevcut.

Örnek : Mynet - Türk internet kullanıcılarının en çok tercih ettiği dijital platformlarından biri olan Mynet, Mart 2020’de uzaktan çalışma sürecini başlamıştı. Birkaç ay sonra yapılan açıklamaya göre uzaktan çalışmayı kalıcı hale getirdiğini açıklayan Mynet, Türkiye’de kalıcı olarak bu kararı veren ilk şirketlerden biri oldu. Mynet İK Genel Müdür Yardımcısı Esra Bayrakdar, editör kadrosunu tüm Türkiye’ye hatta yurtdışına açma kararı aldıklarını belirterek bir yandan lokasyondan bağımsız şekilde yetişmiş insan kaynağına ulaşıp bir yandan da ekip arkadaşlarının memnuniyetini artırmayı hedeflediklerini belirtti. Tüm işe alım, oryantasyon, eğitim ve performans süreçlerini uzaktan çalışmaya uygun hale getirerek zamandan ve mekandan bağımsız bir çalışma modeline dönüştürdüklerini açıkladı.

2. Hibrit Çalışma Modeli: Haftanın belirli günlerinde ofisten belirli günlerinde uzaktan çalışma yoluyla iş süreçlerinin yürütüldüğü bir çalışma modelidir. Pandemiyle birlikte gelen uzaktan çalışma dönemiyle tüm kurumlar uzaktan çalışma modelini deneyimlemiş ve gelecek hedefleri arasına bu modeli kalıcı hale getirmeyi planlamıştır. 

Örnek: Sabancı Holding - Türkiye’nin köklü kurumlarından olan Sabancı Holding 2021-2025 stratejisi kapsamında odaklandığı 5 ana başlıktan biri olan “İşin Geleceğine Uyum” konusuna 1500 maddelik kapsamlı bir eylem planıyla hazırlanıyor. Bu bağlamda “akıllı ve uzaktan çalışma”, “fiziksel ve zihinsel sağlık”, “esnek iş gücü ve yüksek performans”, “yetenek ve beceri yönetimi” gibi başlıklardan yararlanıldı.  Topluluk bünyesinde 2 yıl önce başlatılan ve pandemi döneminde yaygınlaşan uzaktan çalışma yaklaşımları pandemi sonrası kalıcı hale gelecek. Sabancı Holding %100 olarak esnek çalışma sistemine geçtiğini; beyaz ve gri yaka çalışanlarının %75'inin ise uzaktan çalışacağını belirtti.

3. Ofisten Çalışma Modeli: Haftanın tüm mesai günlerinde tüm iş süreçlerinin ofisten yürütüldüğü bir iş modelidir. Pandemiden önce yaygın olarak tercih edilen bu modele tam anlamıyla geri dönüş yapan kurumların sayısı şu anda çok az sayıdadır. Dijitalleşmenin getirdiği avantajlardan yararlanmayı tercih eden birçok kurum çalışanların da fikirlerini alarak hibrit çalışma modelini deneyimlemeye başladı.

Peki hibrit çalışma modelinde kaç gün ofise gelinmesi gerektiği ya da hangi günlerde ofisten çalışılması gerektiği önemli mi? 

Harvard Üniversitesi’nin yaptığı bir ankete göre insanların %81’i ofise tamamen dönmek istemiyor, esnek bir çalışma modelinin daha verimli olduğunu düşünüyor.

Bazı kurum ve departmanların ofisten çalışma günü olarak özellikle tercih ettiği günler olabiliyor. Bu noktada çalışanların fikirlerini almak oldukça önem arz ediyor. Tercih edilen günlere göre hibrit çalışma modeli kurgularına birlikte göz atalım.

• Sadece 1 gün ofisten çalışma: Genellikle haftalık planlama - değerlendirme toplantılarının yapıldığı pazartesi ya da cuma günleri tercih edilir.

• 2 gün ofisten çalışma: Genellikle hafta sonu tatilinden önceki ya da sonraki gün ofisten çalışma motivasyonu düşük olabiliyor. Bu nedenle genellikle 2 gün ofisten çalışmak için salı ve perşembe günleri tercih edilebilir.

• 3 gün ofisten çalışma: Şirketin dezenfekte edilmesi ve hijyen kurallarının yerine getirilmesi amacıyla bir gün boşluk bırakılarak çalışılan bu modelde genellikle pazartesi, çarşamba, cuma günleri tercih ediliyor.

• 4 gün ofisten çalışma: Hibrit çalışma modelinde çok nadir tercih edilen bu modelde genellikle departman bazlı dağılımlar yapılıyor ya da çarşamba günleri ofisin dezenfekte edilmesi için boş bırakılıyor. Ancak bu modelin full ofisten çalışma modeline çok benzer olması çalışan motivasyonu için olumsuz bir etki yaratabiliyor. 

Esnek çalışma modelinin tasarlanma sürecinde çalışanların merak ettiği konular neler?

Back to Office Döneminde Çalışanlar Tarafından En Çok Merak Edilen Konular

• Kaç gün ofisten, kaç gün uzaktan çalışacağım?
• Ofisten çalışmada hangi konumdaki ofis kullanılacak?
• Masa düzeninde bir değişiklik oldu mu? Hangi masayı kullanacağım? (Özellikle daha önce hiç ofisten çalışmamış bir çalışanınız için oldukça stresli bir durum olabilir.)
• Hangi günlerde ofisten çalışacağımı seçebiliyor muyum?
• Uzaktan çalışma döneminde aynı şehirde olmam gerekli mi?
• Ofise gelme günlerinde departman bazlı değişiklikler olacak mı?
• Toplantı odalarını kullanma kurallarında bir değişiklik var mı?
• Dışarıdan ziyaretçi kabul etme prosedüründe herhangi bir değişiklik var mı?
• Servislerde ya da yemek alanlarında herhangi bir rezervasyon gerekiyor mu?
• Şirket içerisinde düzenli olarak alınan pandemi önlemleri neler?

Daha birçok alanda kafası karışmış olan çalışanlar birçok soruya yanıt bulmaya çalışıyor. Bu noktada güçlü bir kurumsal iç iletişim ile çalışanların doğru bilgiye ulaşmasını sağlamak oldukça önemli. Peki kurumsal iç iletişime ek olarak hibrit çalışma modeli uygulamasında nelere dikkat edilmeli? İşte tüm detaylarıyla hibrit çalışma modeli yapılacaklar listeniz!

Hibrit Çalışma Modeli Yol Haritasi: Yapılacaklar Listesi

• Öncelikle çalışanlarınızın isteklerini ve endişelerini öğrenin.

Hibrit çalışma modeli tüm şirket çalışanlarını doğrudan ilgilendiren bir durum iken bu durumda çalışanların fikirlerini almamak yapılacak en büyük hatalardan birisi olacaktır. Çalışanların bu geçiş dönemindeki endişelerini öğrenerek soru işaretlerini gidermek, isteklerini ve taleplerini öğrenerek değerlendirmeye almak çalışan motivasyonu için oldukça önemli. Bu süreci yönetmek için öncelikle çalışanlarınıza anket gönderebilir ve back to office öncesi düşüncelerinizi alabilirsiniz. 

Back to office soru örnekleri için tıklayın

Aynı zamanda ekip toplantılarında fikirlerini sorabilir, mobil öneri sistemleri ile görüşlerini toplayabilirsiniz.

• Belirlediğiniz çalışma modelinizin detaylarını güçlü bir kurumsal iletişim ile tüm çalışanlarınıza duyurun.

Çalışanlarınızın tüm fikirlerini aldınız, ilk adım başarılı! Şimdi sıra bu fikirlerin hangi karar aşamalarında kullanıldığını çalışanlarınızla paylaşmanızda. Gelen anket sonuçları doğrultusunda belirlediğiniz hibrit çalışma modeli detaylarını çalışanlarızla paylaşın. Her noktasının açıklayıcı ve anlaşılır olmasına dikkat edin. Bu aşamada doğru platformları tercih etmeniz oldukça önemli. E-mail duyuruları, intranet paylaşımı, şirket içi story özelliği olan mobil uygulama paylaşımları ile kapsamlı duyurular yapabilirsiniz. Ek olarak mobil bildirimler ile her gelişmeden çalışanlarınızı anlık olarak haberdar edebilirsiniz.

• Belirlediğiniz çalışma modeline uygun kapsamlı bir planlama ve aksiyon planı hazırlayın.

Belirlenen çalışma modeline uygun olacak şekilde çalışanlarınızın endişe duyduğu alanlar ile ilgili kapsamlı bir aksiyon planı oluşturun. Her kısmın eksiksiz olması için kontrol listeleri hazırlayabilir, her aşamayı gözden geçirebilirsiniz. Ayrıca tüm güncellemelerden çalışanlarınızı anlık olarak haberdar etmek için dijital araçlardan faydalanarak anlık mobil bildirimler gönderebilirsiniz. Tüm planlamanın tamamlanmasının ardından detayları tekrar çalışanlarınızla paylaşmayı ihmal etmeyin.

• Belirlenen çalışma modeli sonrasında çalışanlarınızın memnuniyetini düzenli olarak ölçümleyin.

Çalışanlarınızdan topladığınız görüşler ile yepyeni bir çalışma modeli kurguladınız, tüm sistemi organize ettiniz ve yeni çalışma modelini deneyimlemeye başladınız. Her şey bu noktada bitmiş sayılmaz. Bundan sonraki aşamada çalışanlarınızın yeni çalışma modeline ne derece uyum sağladığını ve memnuniyetlerini ölçümlemek bu sürecin gerekliliklerinden birisi. Sık sık tekrarlanan anlık anketler ve öneri sistemleri ile çalışanlarınızın geri bildirimlerini almaya devam edin. Bu geri bildirimler ile çalışma modelinizi geliştirerek güçlendirin.

Back to office sonrası memnuniyet anket örnekleri için tıklayın

Her ne kadar hibrit çalışma modelini ile hem çalışanlar hem de şirketler belirli avantajlar elde etse de şirketlerin mevcut çalışma modelinden hibrit çalışma modeline geçerken dikkat etmeleri gereken bazı noktalar vardır. Bu süreçte, iş süreçlerinin etkinliğinden çalışanların memnuniyetine kadar pek çok etken göz önünde bulundurularak bu modele uygun stratejiler uygulanır. 

Hibrit çalışma modeline geçiş süreçlerinizi kolaylaştıracak dijital çözümlerimizle tanışmak için her zaman bize ulaşabilirsiniz. En başarılı hibrit çalışma modelinizi kurgulayarak geleceği birlikte şekillendirelim.