11 Adımda Çalışan Oryantasyonunu Geliştirme

İşe alım adımlarını başarıyla tamamladınız ve ailenize bir yeni kişiyi daha eklediniz. Buraya kadar her şey mükemmeldi. İşin büyük kısmı tamamlanmış gibi görünse de asıl maceranın yeni başladığınız söyleyebilir miyiz? Bizce evet! Hatta bu maceranın ilk adımının da oryantasyon olduğunu ekleyebiliriz. Yeni çalışanınız için olmazsa olmaz bir adım. Çalışanlarınız işe yeni başladığında kusursuz bir oryantasyon planı ile karşılaşsa ve tüm soru işaretlerini giderse ilk anda bağlılığı oluşturdunuz demektir.

Çünkü ilk izlenimler her zaman kalıcıdır ve bu fırsatı değerlendirmemek tam tersi bir sonuca yol açabilir. Kusursuz bir oryantasyon süreciyle ilk günden bağlılık oluştururken, detaylı planlanmamış bir oryantasyon süreci kafa karışıklığına yol açarak düşük motivasyona sebep olabilir. Yapılan bir araştırmada güçlü işe alım ve oryantasyon sürecine sahip kurumların çalışanlarını elde tutma oranlarının %82 olduğunu sonucuna ulaşıldı. 

Oldukça yüksek olan bu orana ulaşabilmek ve kusursuz bir oryantasyon planı kurgulayabilmek için gereken tüm aksiyonları 11 adımda bir araya getirdik. Birlikte inceleyelim:

1. İlk gün yapılması gerekenlerle ilgili net bilgi verin.

Yeni işe başlayan herkesin kafası fazlasıyla karışık olur. Bu karışıklığı en aza indirmek için yeni çalışanlarınıza tüm bilgileri detaylı olarak aktarmalısınız. İş yeri adresi, çalışma saatleri, servis güzergahları, yemek sistemi ve daha birçok detayı öğrenmek çalışanınızın ilk gün rahat hissetmesini sağlayacaktır. Aynı zamanda çalışanlarınız şirket tarafından önemsendiğini fark ederek kendilerine değerli hissedecektir. 

Bir diğer yönden yeni çalışanınızı kimin karşılayacağını planlamanız ve karşılayacak olan kişiyi bilgilendirmeniz iki taraflı fayda sağlayacaktır. Böylece yeni başlayan çalışanlarınız kalan soru işaretlerini ekip arkadaşıyla giderebilir. Ancak kimseye sormadan öğrenebileceği bilgiler varsa - örneğin mail adresi oluşturma işlemleri- mutlaka çalışanınızla paylaşın. Zamandan tasarruf ederken kusursuz bir oryantasyon sürecinin temellerini tamamlayın. 

2. Tutarlı ve kişiselliştirilmiş bir süreç kurgulayın.

İlk bakışta çelişkili bir ifade gibi gelebilir. Söylemek istediğimizi tam olarak ifade etmemiz gerekirse: Tüm şirketi ilgilendiren bilgileri paylaşmada tutarlı olmalısınız. Çalışma saatleri, sağlık ve güvenlik kuralları, izin politikası her çalışan için geçerli olan ortak kuralları içerir. Bu bilgilerde tutarlılığı koruduğunuzdan emin olmalısınız.

Ancak her çalışanınızın başladığı departman ve sorumluluk farklı olacaktır. Bu departmana ve sorumluluğa bağlı olarak oryantasyona eklenmesi gereken adımlar olabilir. Yeni çalışanlarınızın ekiplere kolay adapte olması için bu detayları atlamamalısınız. 

3. Aşırı yüklemeden kaçının.

İlk iş gününde tamamlanması gereken prosedürler, imzalanması gereken sayfalar dolusu sözleşmeler günün yorucu bitmesine sebep olabilir. Heyecanla başlayan günün yorgunlukla bitmesi ilk günden motivasyon kaybına yol açabilir. Bu yüzden oryantasyon sürecinizdeki idari prosedürleri tekrardan gözden geçirmeli, olabildiğince kısa tutmaya çalışmalısınız. 10 sayfalık bir sözleşmeyi tek sayfaya düşürmeyi ya da eğlenceli bir hale getirmeyi hiç düşündünüz mü?

4. Performans beklentilerini dengeleyin ve detaylı olarak çalışanınızla paylaşın.

Yeni başlayan bir çalışanınıza ilk haftadan yığınla sorumluluk yüklerseniz bir anda nasıl bir çalışma ortamında olduğunu sorgulamasına sebep olabilirsiniz. Bunun yerine departman yöneticilerinin yeni çalışanlarla birebir görüşme yapmasını ve bu görüşmelerde tüm performans adımlarını detaylı olarak yeni çalışanlara aktarmalarını sağlayabilirsiniz. 

Aynı zamanda yeni çalışanlarınızın performans hedeflerini, şirket stratejilerini, ekip içi geri bildirim sistemini öğrenmesi rahatlamasını ve kendisini daha özgür hissetmesini sağlayabilir.

5. Kontrol listesi oluşturun ve yeni çalışanlarınızla paylaşın. 

Yeni başlayan çalışanlarınız için oryantasyon sürecinde tamamlanması gereken birçok adım olabilir. Tamamının kontrolü ve takibi oldukça yorucu olacaktır. Bu süreci en kolay hale getirmek için anlaşılır bir kontrol listesi hazırlayabilirsiniz. Tamamlanması gereken tüm adımları bu kontrol listesine ekleyebilir, şirket değerlerinize uygun olarak tasarlayabilirsiniz.

Aynı zamanda tüm sözleşmeleri çevrimiçi sisteme yükleyebilir, sayfalarca kağıtlardan oluşan sözleşmeleri yok edebilirsiniz. Kolay imzalanabilir ve belge yüklemeye müsait bir sistem ile tamamını tek bir noktadan zahmetsizce yönetebilirsiniz. Ve tüm bu adımları oluşturduğunuz kontrol listesine ekleyerek çalışanınızın oryantasonunu adım adım eksiksiz tamamlamasını sağlayabilirsiniz.

Ek olarak hazırladığınız kontrol listesini bir oyuna dönüştürebilir, listenin sonuna küçük bir ödül ekleyerek ilk haftadan motivasyonu artırabilirsiniz.

6. Gerekli programların ve çevrimiçi sistemlerin eğitimini verin.

Her kurumun kullandığı programlar ve sistemler farklı olabilir. Bu yüzden yeni çalışanlarınızın sizin sistemlerinize uyum sağlaması zaman alabilir. Bu zamanı en aza indirmek için temel program eğitimi verebilirsiniz. En basit kullanımların aktarılacağı bu eğitim il esoru işaretlerini en aza indirebilirsiniz. Aynı zamanda departmanlara özgü programların yeni çalışanlara aktarılması için yöneticileri teşvik etmeyi unutmayın.

7. Her zaman hazır olun.

Her ne kadar çalışan bağlılığını yüksek tutarak işten ayrılmaları en aza indirme stratejileri olsa da farklı sebeplerden dolayı yeni işe alımlar gerçekleşebilir. Tüm pozisyonlar için daima hazır olmak ve tüm oryantasyonları kurgulamış olmak oryantasyon süreçlerinizi oldukça kolaylaştıracaktır. 

Aynı zamanda yeni başlayan çalışanlarınıza da hazır olmanız gerekmektedir. Çalışma masasının belirlenmesi, varsa hoş geldiniz kitinin organize edilmesi, bilgisayar ve diğer teknolojik cihazların temin edilmesi ilk iş gününden önce mutlaka tamamlanmalıdır. Hibrit ya da uzaktan çalışma modelleri için de aynı kurallar geçerlidir. Farklı çalışma modellerinin gerektirdiği ihtiyaçlar da ilk iş gününden önce tamamlanmalıdır. 

8. Süreci olabildiğince eğlenceli ve yüksek etkileşimli hale getirin.

Her kurumun kendine özgü kültürü vardır ve buna bağlı olarak her kurum için eğlence anlayışı farklılık gösterebilir. Kurum kültürünüze bağlı kalarak oryantasyon süreçlerinizi eğlenceli aktivitelerle organize edebilirsiniz. Tüm kurumlara uygun olabilecek bir örnek vermemiz gerekirse; yeni çalışanlarınızı mail üzerinden ya da şirket intranetiniz üzerinden tüm çalışanlarla paylaşabilir, herkesin tanımasını sağlayabilirsiniz. 

Daha sosyal bir ortam yaratmak için öğle yemekleri, kahve molaları organize ederek yeni çalışanlarınızı herkesin tanımasını sağlayabilirsiniz. 

9. Her zaman dürüst ve açık iletişime özen gösterin.

İşe alım aşamalarında çalışma ortamının olumlu kısımları elbette ki aktarılacaktır. Ancak bu aşamalardan geçmiş ve artık yeni çalışan olarak başlayacak olan kişilerin yeni soru işaretleri oluşabilir. Herkesin ortak olarak ya da bireysel olarak merak ettiği soruları gidermek için yeni başlayanların tamamıyla ortak bir toplantı düzenleyebilirsiniz. Böylece farklı departmanlardaki çalışanların birbiriyle tanışmasını sağlayabilir, aynı anda tüm soru işaretlerini giderebilirsiniz.

10. Mentorluk programı ya da buddy sistemi planlayın.

Mentorluk ve buddy sistemi ile şirket içerisinde tecrübeli olan çalışanlar yeni çalışanlara yardımcı olabilir. Pozisyonun getirdiği sorumlulukları, şirket içerisindeki ortamı öğrenmenin en etkili yoludur. 

Google bu alanda tüm dünyaya örnek olabilecek bir sistemi uzun süredir bünyesinde barındırıyor. Buddy sistemi ile her yeni çalışanı oryantasyon sürecinde desteklemek için eski bir çalışan karşılıyor. Bu yeni çalışanlara destek olmak için tasarlanan bir program olsa da Google'ın çalışan memnuniyetini önemsediğinin büyük bir göstergesi olarak karşımıza çıkıyor. 

Bir diğer yönden uzaktan çalışmanın hayatımıza girmesiyle çalışanlar daha fazla yalnızlık çekiyor. Buffer tarafından 2019 yılında yapılan bir anket, uzaktan çalışanların %19'unun işlerinde yalnız olduklarını söylediğini gösterdi. Uzaktan çalışmanın kalıcılaşması ya da hibrit çalışma modeline geçişlerin artması bu oranın artacağına işaret ediyor. Bu nedenle yeni çalışanların bir mentore ihtiyaçlarının yüksek olduğunu söyleyebiliriz.

11. Daima geri bildirim isteyin, geri bildirimlerle süreçlerinizi besleyin.

Çalışanlarınız için tasarladığınız sürecin geri bildirimlerini çalışanlarınızdan almazsanız, aksiyonların ne kadar etkili olduğunu ölçümleyemezsiniz. Herhangi bir eğitim programı gibi düşünebilir, geri bildirimlerle gerekli iyileştirmeleri yapmalısınız.

Geri bildirim aşamasını oryantasyon kontrol listesinin son maddesine ekleyebilirsiniz. Süreci tamamlamış bir çalışan taze deneyimlerini paylaşarak özgün fikirlerini sunabilir. 

Oryantasyon süreci yeni çalışanlarınızın şirketinize olan bakış açısını ve bağlılığını doğrudan etkileyen bir süreçtir. Bu süreci nasıl planladığınıza bağlı olarak olumlu ya da olumsuz bir deneyim yaratabilirsiniz. Olumlu deneyim yüksek bağlılığı getirirken, olumsuz deneyim kuşkuları ve düşük motivasyonu beraberinde getirebilir. Süreci en doğru şekilde kurgulamak için eski çalışanlarınızdan, yöneticilerden öneri isteyebilir, yeni çalışanlarınızın geri bildirimlerini alabilirsiniz. Sürekli iyileştirmelerle kurumunuza en uygun oryantasyon sürecini kurgulayacağınızdan eminiz.

Oryantasyon sürecinizi Sorwe çözümleriyle eğlenceli hale getirebilir, kurum kültürüne uygun bir yapı oluşturabilirsiniz. Sorwe çözümlerini deneyimlemek ve şirketinize nasıl uygulanabileceğini incelemek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.