Takım Ruhu İçin Çalışan Öneri Sistemi Nasıl Oluşturulur?

Takım Ruhu İçin Gereken Çalışan Öneri Kutusu Nedir?

Çalışanlarınızı motive etmenin en etkili yollarından birisini öğrenmek ister misiniz? Çalışan öneri kutuları. Evet bu yöntem çalışanların iş yerinde karar alma süreçlerine katılmalarını sağlar. Bunun sonucunda kendilerini daha güçlü hissederler ve işleri için daha fazla sorumluluk üstlenirler. Her ne kadar basit olsa da, çalışan öneri kutusunun ne olduğunu tanımlayalım: Çalışan öneri kutusu, şirket içi prosedürleri ve/veya ürünleri iyileştirmek için çalışan geri bildirimlerini yorum ve öneriler şeklinde toplama sistemidir. Başarılı çalışan öneri sistemlerinin temelinde çalışan öneri kutuları yer alır. Ancak bu önerileri kutularını fizikselden dijitale taşımak sürecin verimini artıracaktır. Özellikle uzaktan çalışmanın hayatımıza girmesiyle dijital öneri kutuları geri bildirim toplamanın en etkili yöntemi olacaktır. 

Çalışanlarınızın önerileri, şirketinizin geliri, maliyet tasarrufları, müşteri hizmetleri ve daha bir çok konuda iyileştirmeler yapmanız için size irili ufaklı fikirler verebilir.

Bir çalışan öneri kutusunun şirketinize nasıl fayda sağlayabileceğine bakalım:

Takım Ruhu İçin Neden Bir Çalışan Öneri Kutusuna İhtiyacınız Var?

İş yerinde dürüst geri bildirim vermek her zaman kolay değildir. Çalışanlar, birilerini rahatsız etmekten veya üzmekten kaçınmak için geri bildirimlerini otomatik olarak yumuşatmaya ve törpülemeye çalışırlar. Öneri kutusu, çalışan geri bildirimi almanın en kurumsal yolu olmasa da diğer yöntemlere göre bazı avantajlar sağlar:

1. Çalışanlar kendilerini değerli hissederler.

İyi işleyen çalışan öneri programları, çalışan bağlılığını artırabilir, ekip çalışmasına ilham verebilir ve kurumsal sadakati teşvik edebilir. Bunun bir sonucu olarak çalışan morali ve genel memnuniyet artabilir. Öneriler uygulandığında veya sorunlar öneri kutuları aracılığıyla ele alındığında çalışanlar kendilerini daha değerli hissederler.

2. Özgür düşünce ortamı yaratılır.

Her çalışan kendini özgürce ifade edecek kadar kendine güvenmiyor olabilir. Bu genellikle, geçmişte yaşadıkları bir takım olumsuz deneyimler veya korkularla ilgilidir. Oysa bir çalışan öneri kutusuyla, haklarını savunmaları için çalışanlarınıza söz verebilir ve özgür düşünce kültürünü geliştirebilirsiniz. Aynı zamanda dijital öneri kutularında yer alan anonimlik özelliği yaratmak istediğiniz özgür düşünce ortamının en büyük destekleyicisi olacak.

3. Yeni öneriler her zaman iyileştirmeye yol açar.

Çalışanları sadece sorun bulmaya değil, çözüm önermeye de teşvik eden bir öneri kutusu, sadece çalışanların yararına değildir. Şirket için yeni fikirler bulmanın basit ve masrafsız bir yöntemidir.

4. Çalışanlar ve yönetim arasında etkileşim artar.

Öneri kutusu, çalışanlara düşüncelerini iletmeleri için bir fırsat sağlayarak yönetim ve çalışanlar arasındaki iletişimi artırabilir. İyi tasarlanmış çalışan öneri sistemleri sayesinde çalışanlar fikirlerin ortaya çıkarılma ve uygulanma süreçlerine aktif olarak katılabilirler ve bu da takım arkadaşları arasındaki bağları güçlendirir.

Öneri Kutusu Nasıl Olmalı?

• Mobil olmalı

Günümüz şirketlerinde fiziksel yöntemlerin modası geçerken, online ve anonim iş yeri öneri kutuları, kurumsal yeniliği teşvik etmek ve çalışan bağlılığını artırmak için giderek daha önemli hale geliyor. Şirketinizin intranetini kullanarak, kişilerin isimlerini vermeden e-posta göndermelerini sağlayarak, nabız anketleri yaparak ve online formlar oluşturarak modern bir iş yeri öneri kutusunu hayata geçirebilirsiniz.

• Özel olmalı

Çalışanlar, önerilerinin gizliliği üzerinde kontrol sahibi olmalıdır. Bir çalışan, özellikle düşüncelerinin yönetim tarafından inceleneceğine inanıyorsa, anonim kalarak kimliğini açıklamamayı tercih edebilir. Gerçek isimlerini kullanmak istemeyen çalışanlar, yorum alanlarında isimsiz olarak düşüncelerini dile getirebilirler. Öte yandan önerileriyle ilgili takdir bekleyen çalışanlar ise isimlerini vermeyi seçebilirler. Yorumlarda isimlerini belirtmek, onlara eleştirilerinin dikkate alınacağı konusunda güven verir.

• Eğlenceli ve cesaret verici olmalı

Öneri sürecini daha eğlenceli hale getirmek ve aynı zamanda kurumsal ruhu ateşlemek için bir oyun veya bir yarışma düzenleyebilirsiniz. Çalışanlarınız şirkete fayda sağlayacak önerilerde bulunduğunda onları ödüllendirebilirsiniz. Gelen fikirler anonim ise mutlaka tüm ekibe bir ödül vermeyi unutmayın.

• Paylaşılmalı, yorum yapılmalı, beğeni almalı

Çalışanlarınızın fikirlerini ve isteklerini istedikleri zaman ve istedikleri yerden mobil cihazlarında paylaşmalarına olanak sağlayın. Bir mobil araç kullanarak hızlıca fikirlerin üzerinden geçebilir, tartışabilir, yorum yapabilir ve birbirlerinin fikirlerini beğenebilirler.

Çalışan Öneri Kutusu Nasıl Oluşturulur?

• Nasıl bir sisteme ihtiyacınız olduğuna karar verin.

Çalışanlarınızın geri bildirim vermeleri için güvenli ve anonim bir kanal sağlayarak size olan inançlarını artırabilirsiniz. Anonim öneri kutuları tam da bu yüzden çok önemlidir ancak kolaylık ve zaman verimliliği çalışanlar açısından daha da önemlidir. Hiç kimse iş yerinin köşesinde duran ve herkesin her an gördüğü bir kutuya eleştiri yazmak istemez. Bunun yerine, çalışan geri bildirimlerini ve önerilerini toplamak için gizli, güvenli, kullanımı kolay ve verimli bir sistem kurmak gerekir. Yani başlamak için bir plana ve kullanıcı dostu bir sisteme ihtiyacınız var.

• Çalışanlarınızın kolayca erişebileceği dijital araçları keşfedin.

Öneri kutuları hala güncelliğini koruyor, ancak yeni fikirlerin ortaya çıkmasını sağlayan bu yöntem dijital bir sürece dönüştü. Yani genellikle sizin ve çalışanlarınızın telefonlarında kullanabilecekleri bir mobil uygulama biçimini aldı. Bu nedenle, hiçbir geri bildirimin kaybolmadığından emin olmak için piyasadaki en iyi öneri kutusu yazılım seçeneklerine göz atmalı ve kendinize en uygun olanı seçmelisiniz. Online bir öneri kutusu, çalışanların fikirlerini göndermesini, bilgileri güvende tutmayı, daha kolay fikir toplamayı, hatırlatıcıları otomatikleştirmeyi ve eski tip öneri kutularından daha az kaynak kullanmayı sağlamalıdır. Ayrıca, kurulumu ve yönetimi daha kolay olmalıdır.

• Çalışanlarınızı dijital öneri kutusundan haberdar edin.

Çalışanlarınıza öneri kutusunun duyurusunu mutlaka yapın. Mümkünse, iletişiminize aşağıdakileri ekleyin:

• Çalışan geri bildirimi sizin için neden önemli?
• Öneriler ne sıklıkla gözden geçirilecek?
• En iyi öneriler için ödüller.

Ayrıca belirli yönergelerle bir çerçeve çizmek işinize yarayabilir. Çalışanlarınızın eleştiriye kapalı olduğunuzu düşünmesini istemeseniz de yapıcı olmayan geri bildirimlerin kimseye faydası olmayacaktır. İnsanlardan bunu yapmaktan kaçınmalarını ve bunun yerine iyileştirme önerileri vermelerini isteyin.

• Önerilerin konularını belirleyin.

Yalnızca "yemekhaneye bir bilardo masası kurulsun" veya "Cuma günleri eve erken gitmemize izin verin" gibi öneriler almak istemiyorsanız, önerilerin değinmesi gereken temalar için yönergeler belirleyin. Maliyet düşürme, kalite iyileştirme, üretkenlik, süreç iyileştirme, gelir yaratma ve moral yükseltme bunlardan bazıları olabilir.

• Önerileri artırmak için ödüller sunun.

İş yerinde fikir ve ifade özgürlüğü açısından cezalandırıcılıktan uzak bir kültürünüz olursa, çalışanlarınızın kendilerini daha çok ifade etmelerine ilham verebilirsiniz. Çalışanlarınızın fikirlerini kolayca ifade ettikleri ve yeni fikirler getirdikleri için ödüllendirildikleri bir ortam yaratın. Çalışanlar, sonunda bir ödül olacağını bildiklerinde şirket için iyi fikirler bulmaya daha yatkın olurlar. Bu aynı zamanda katılımı da teşvik eder çünkü fikir bulmanın sadece üst düzey yöneticilerle sınırlı olmadığını herkes görmüş olur.

• Fikirleri uygulayın ve minnettarlığınızı ifade edin.

Diyelim ki çalışanlarınızın fikir önermesini sağladığınız ancak daha sonra hiçbirini hayata geçirmediniz. Bu onları daha fazla katkıda bulunmaktan caydırabilir. Size sunulan geri bildirim ve fikirlere göre hareket etmeniz çok önemlidir çünkü bu, ekibinize önerilerinin değerli olduğunu hissettirecektir. Her şeyden önce, harika fikirler geldiğinde ve bu sayede bazı süreçler iyileştirildiğinde teşekkür etmeyi ve takdir etmeyi unutmayın. Bu, çalışanlarınızın daha yaratıcı olmasını ve öneri kutusunun daha iyi çalışmasını sağlayacaktır.

• Her zaman geri bildirimle besleyin.

Bir öneri aldığınızda, belirli bir süre içinde incelemeye özen gösterin. Çalışanların fikirlerinin neden onaylandığını veya reddedildiğini anlayabilmeleri için tüm önerilerin geri bildirim almasını önemlidir. Reddedilen bir öneri çalışanlarınız için cesaret kırıcı olabilir. Bu nedenle en azından katılım sağladıkları için tebrik edin ve daha fazlasını göndermeye devam etmeleri için onları teşvik edin.

BONUS: Dijital Öneri Kutunuz Sorwe ile Tanışın!

Çalışanların önerilerini almak oldukça değerli bir aksiyon olsa da, gerçekten amacına ulaşması için dikkat edilmesi gereken noktalar mevcut. Anonimlik özelliği olan dijital araçların kullanılması, anonimlik konusunda çalışanların ikna olması, gerekli iç iletişim çalışmalarıyla önerilerin değerlendirilmesi bu noktalardan bazıları. Sorwe Öneri Sistemi ile bu noktaların tamamını gerçekleştirebilir, sürdürülebilir bir öneri kültürü yaratabilirsiniz.