Geri Bildirim Kültürünü Benimsemek: Çalışanlarınızı Geri Bildirim Konusunda Nasıl Motive Edebilirsiniz?

Çalışan geri bildirimi "şampiyonların kahvaltısı" gibidir. Yani müthiş bir fark yaratma gücüne sahiptir. Ortalama bir şirket olmakla harika bir şirket olmak arasındaki fark gibi... Şöyle özetlemek gerekirse; Çalışanlar iyi bir geri bildirim almazlarsa kendilerini nasıl geliştireceklerini bilemezler ve iş yerinde geri bildirim vermek ve almak göründüğü kadar kolay değildir.

Geri bildirim vermek zordur çünkü insanların egoları kırılgandır, her zaman iyi iletişim kuramayabilir ve geri bildirimi doğru zamanda vermeyi bilemeyebilirler. İşte bu sorunlar, insanların ve dolayısıyla şirketinizin gelişimine yardımcı olacak geri bildirim vermeyi ve almayı zorlaştırabilir. Bu nedenle, öncelikle çalışanlarınızı geri bildirim paylaşmaktan alıkoyan şeyin ne olduğunu anlamalısınız ki ortalamayla yetinmeyin, harika olmayı hedefleyin.

Çalışanların Geri Bildirim Vermesini Engelleyen Nedir?

• Zamanları yoktur

Bir çalışanın ilk görevi, işlerin doğru şekilde, zamanında ve bütçe dahilinde yapılmasını sağlamaktır. Eğer çalışanın iş yükü çoksa ve geri bildirim vermek veya almak için zaman bulamıyorsa bunu nasıl yapabilir ki? Bu yüzden geri bildirim kültürünün şirketinizin DNA'sında olduğundan ve her çalışanın bunu ilk günden itibaren bildiğinden emin olmalısınız. Böylece bu süreci fazladan bir iş yükü olarak görmeyecekler, geri bildirimin işlerinin çok önemli bir parçası olduğunun farkında olacaklar.

• Nasıl ve neden gerekli olduğu konusunda yeterli bilgiye sahip değillerdir

Akıllı yöneticiler, sağlıklı bir şirket kültürünün ve olumlu iş yeri ilişkilerinin insanlar arasındaki açık ve dürüst bir iç iletişim üzerine kurulduğunu bilir. Siz ne kadar yükselirseniz, günlük olayların dikkatinizden kaçma olasılığı o kadar artar ve neler olup bittiğini öğrenmenin tek yolu çalışanlarınıza sormaktır. Sonuç olarak, şirketinizde geri bildirim kültürünün önemini sürekli vurgulamalısınız. Çalışanlarınız deneyimsiz olabilir veya şirket, geri bildirim kültürünün öneminin anlaşılması için yeterince çalışmıyor olabilir. Bu, eğitim demektir ve aslında pek çok çalışan, yapıcı geri bildirimde bulunma konusunda eğitim almamıştır.

Ayrıca geri bildirim sağlamanın etkili olduğuna dair bir inanç eksikliği de vardır ve bu eksiklik "nasıl yapılır"ı öğrenmeye karşı isteksizliği de tetikler. Kısacası, eğitim şart!

• Düşüncelerini paylaşmaktan korkuyorlardır

Kabul etsek de etmesek de hepimizin zaman zaman kontrolden çıkabilen bir iç sesi vardır ve geri bildirim de aslında tam olarak o durumlardan biridir. Çalışanlar, özellikle kızgın veya stresli olduklarında patronlarının nasıl tepki vereceğinden çekinebilirler.

Bu kaygı, "cevapla nasıl başa çıkacağım" korkusuyla da birleşir. Ancak, düzenli geri bildirim vermediklerinde, çalışanlar öğrenme ve gelişme konusunda önemli fırsatları kaçırırlar.

• Geri bildirimin eyleme dönüşeceğinden emin değillerdir

Çalışanlar genellikle iki nedenden dolayı eleştiri yapmaya ve almaya direnirler: korku ve anlayış eksikliği. Şirketle mevcut ilişkilerini tehlikeye atmaktan veya yöneticilerin nasıl tepki vereceğinden korkabilirler. Ayrıca insanlar, uygun şekilde eğitilmedikleri için nasıl geri bildirimde bulunacaklarını bilemeyebilirler.

Geri bildirim sağlamanın değerini bilen kararlı çalışanlar, geri bildirimi alan kişi ters davrandığında, içine kapandığında veya sözlerini tutmadığında geri çekilirler. Evet, insanlar geri bildirim sağlayabilirler ama kafalarında hep o soru vardır: Fikirlerim eyleme dönüşecek mi? Sonuç olarak, çalışanlarınıza endişelerini anladığınızı ve takdir ettiğinizi her zaman gösterin. Ayrıca, eyleme geçme niyetinizi de açıkça ortaya koyun. Çünkü çalışanlarınız geri bildirimlerini paylaşmaktan korkmamalı veya tereddüt etmemelidir.

Geri Bildirim Nasıl Teşvik Edilir ve Direnç Nasıl Kırılır?

• Tepeden başlayın

Tüm çalışanlar, konu müşteriler, işler veya iş arkadaşlarıyla ilgili endişeler söz konusu olduğunda yöneticilerinin geri bildirime açık bir politikaya sahip olduğunu bilmelidir. Yöneticiler geri bildirim alma becerilerini geliştirirse, çalışanlar zorlu diyaloglar konusunda daha açık ve daha cesur olurlar. Sonuç olarak, yönetim ekibinize yapıcı geri bildirim vermeyi ve almayı öğretmelisiniz. Şirketinizde güçlü bir geri bildirim kültürünü yerleştirdiğinizden emin olmak istiyorsanız en tepeden başlayın.

• Geri bildirimin önemini sık sık dile getirin

İş yerinde bir geri bildirim kültürünü geliştirmek istiyorsanız dürüst geri bildirim vermeye istekli iş arkadaşlarınız olmalıdır. Çalışanlar, geri bildirim sağlamanın olumsuz sonuçlara yol açmayacağı konusunda kendilerini rahat ve güvende hissetmelidir. Güvene dayalı ilişkiler kurmak ve düzenli olarak geri bildirimin önemini ifade etmek atılacak ilk adımlardır. Şirketinizin büyüklüğü ne olursa olsun, çalışanlarınız sizin göremediğiniz veya deneyimleyemeyeceğiniz birçok alanda yer alır. Bu nedenle de onların bakış açıları çok önemlidir. Geri bildirim ve öneriler şirket kültürünün bir parçası olarak teşvik edilirse, çalışanlar kendilerini daha bağlı hissedecek ve şirketin gelişmesi ve büyümesinin bir parçası olacaklardır.

• Odak grupları ve şirket etkinlikleriyle geri bildirim kültürünü yayın

Çalışanlardan geri bildirim almak istiyorsanız odak grupları ve kurumsal etkinlikler düzenlemek bunun için iyi bir fırsattır. Çünkü odak grupları ve şirket etkinlikleri çalışan motivasyonunu ve katılımını da artırabilir. Onların fikirlerine değer verdiğinizi ve onları dinlemek için zaman ayırdığınızı göstererek çalışanlarınızın “katılımını” sağlayabilirsiniz. Sonuçta insanların düşüncelerini ve duygularını önemsemeyen ve etkileşimlerde yer almalarına izin vermeyen bir yaklaşımda katılımdan söz edilebilir mi? Sonuç olarak bu tip etkinlikler, bir geri bildirim kültürü oluşturmak ve fikirlerin şirket genelinde değerlendirildiğini kanıtlamak için mükemmel fırsatlardır.

• Geri bildirimi ödüllendirin

Açık ve dürüst olmak, bir çalışan için genellikle oldukça zordur. Bunu kırmak istiyorsanız, daha fazla geri bildirim sağlayan çalışanların ödüllendirildiği bir kültür oluşturun. Bu insanları rahatlatır ve herkese soru sormak, bir şeyler düşünmek ve görüşlerini paylaşmak için güvenli bir ortam sağlar. Açıklık ve katılım, şirketin tüm seviyelerinde teşvik edilirse tüm çalışanlar, masaya konan tüm bilgi ve deneyimden yararlanır.

• Eylemleri ve değişiklikleri gösterin

Geri bildirimlerinin lafta kalmadığını çalışanlarınıza göstermelisiniz. Düşüncelerine ve fikirlerine göre bir karar verdiğinizde veya değişiklik yaptığınızda çalışanlarınıza haber verin. Sadece kararı veya değişikliği dile getirmek yerine nedenine odaklanın: "Bunu yaparken ne düşünüyorduk?" "Senin fikirlerin sayesinde oldu." gibi…

Geri bildirim almak gerçekten bir lütuf gibidir. Onu doğru şekilde kullanmaz ve takdir etmezseniz devamı gelmeyebilir. Bir geri bildirim kültürünüz olduğunda, geri bildirime mutlaka yanıt verir ve ona göre hareket edersiniz. Çalışanlar, geri bildirim sağlamanın değerli olduğunu bilirler. 

• Ekibinizi teknolojiyle güçlendirin

Son olarak, ekibinizin Sorwe gibi geri bildirim araçlarına erişimini sağlayın. Böylece çalışanlar, geri bildirim oturumlarında notlar alabilir, iki yönlü geri bildirim diyalogları yürütebilir, 360° geri bildirim isteyebilir, çalışanlar arası takdirde bulunabilir ve anketleri kullanarak geri bildirim toplayabilir. Bu sayede, geri bildirimin idari yükü ortadan kalkar ve herkes şirketin ilerlemesine odaklanabilir.