İnsan Kaynaklarında Yedekleme Planı Stratejisi

Bir organizasyonu başarıya veya başarısızlığa götüren en önemli kaynağın insan kaynağı olduğunu biliyoruz. Söz konusu bu kaynağın kurumun gerçek manada beklentilerine cevap verebilecek düzeyde olması veya bu nitelikteki çalışanların kuruma seçilmesi İK departmanlarında oldukça önem arz eden bir konu başlığı olarak karşımıza çıkmaktadır. Dikkat edilecek husus, organizasyon bünyesindeki boş olan pozisyonları var olan ve potansiyel işgücü ile doldurmak değil, “doğru işe doğru çalışan” bulmaktır. İK yetenek tedarik ve seçim sürecindeki çeşitli gecikmeler ile işe uygun çalışanların seçilmemesi işlerin aksamasına, bunun sonucunda maliyetlerin yükselmesine neden olacaktır.

Doğru işe doğru çalışanın atanmadığı durumlarda da organizasyonda iş ile çalışan arasında ve hatta diğer çalışanlar arası uyumsuzluk sorunları nedeniyle verimlilikte azalmalar, çatışma, iş kazalarında artış ve sonuçta işten çıkarılma gibi kaçınılmaz sonuçlar meydana gelecektir. Dolayısıyla şirkette ya yeni pozisyonlar oluşacak ya da mevcut pozisyonlarda boşalmalar meydana gelecektir. Söz konusu her iki durumda da organizasyon, mümkün olan en kısa sürede o pozisyon veya o görevin zorunlu tutacağı niteliklere sahip en uygun çalışanı bulup temin etmelidir.

Peki tüm bunların dışında bir yedekleme planımız olsa her şey daha da kolay olmaz mıydı?

University of Michigan Ross School of Business’da yönetim profesörü olan Noel Tichy, Succession adlı kitabında şirketlerin, potansiyel yedekleri yeni projelerin sorumluluğuna getirerek hem değişimi hızlandırabileceklerini hem de adayların tepe koltuk için uygun olup olmadığını test edebileceklerini yazmıştı. Bununla birlikte gelecek vaat eden çalışanların şirketin içinden devşirilmesi, geçirilen süreyi ve maliyeti yüksek dönemlerden kaçınmaktan daha öte faydalar sağlamaktadır. Pandemi ile birlikte gördük ki alışılmıştan daha kapsamlı acil durum planları hazırlanmasını gerekiyor. Ancak acil durum planları yaparken kararda aceleci davranmak ve yanlış adayı seçmek şirketi daha da kötü ve zor bir duruma sokabilir. Organizasyonların yedeklemeyi dikkatle planlamaları konusunda ısrarcı olmakla birlikte, doğru seçimi yapabilmek için gereken zamanı kendilerine vermeleri de bir o kadar önemli.

Yedekleme Planı Nasıl Yapılmalı?

Egon Zehnder’den Claudio Fernández-Aráoz, Nasıl veya Ne Değil, Kimdir adlı kitabında altı adımlı bir yedekleme planlama rehberi sunuyor.

1. Kısa vade için zemin hazırlayarak ve olabildiğince erken başlamak gerekiyor. Organizasyonlar çalışanların firmadan ayrılması, hastalanması ya da başka bir sebeple görevini yerine getirememesi halinde geçici olarak kimin kontrolü eline alacağını bilmelidir. Yöneticiler bir boşluk oluştuğunda aranacak adayların listesini önceden hazırlamalı ve insan kaynakları birimiyle iş birliği yaparak yedek adaylar listesi oluşturmalıdır.

2. Net performans ölçütleri oluşturulmalı ve mevcut çalışanlar bunlar çerçevesinde değerlendirilmeli. Mevcut planları ve öncelikleri gözden geçirerek liderlik gelişimi, yedekleme planlaması ve çalışan seçimi süreçlerini kurgulanmalı ve orta vadede korunmalıdır.

3. Şirket içinde potansiyel adayları belirlemek, geliştirmek ve bunları dışarıdaki adaylarla kıyaslamak gerekiyor. Egon Zehnder’a göre kurul üyeleri şirket içinden olan adaylara doğrudan bağlı kişilerle görüşerek detaylı bir analiz yapabilir.

4. İhtiyaç olmadan aday havuzu devamlı genişletilmeli. İşe alım ihtiyacının olmadığı pozisyonlar için bile belirli periyotlarda görüşmeler gerçekleştirilerek aday havuzları genişletilmeli, herhangi bir acil arayış durumu için bu görüşmeler tekrar gözden geçirilmelidir.

5. Kurulun periyodik olarak yedekleme çalışmaları yapması sağlanmalı. Sene içerisinde yapılan performans değerlendirmeleri, 360 derece geri bildirim sonuçları verimli bir şekilde analiz edilmeli ve var olan yetenekler güçlü yetkinlikleri doğrultusunda kariyer gelişimi için yönlendirilmelidir. Böylece şirket içerisinde de güçlü yetenek yönetimiyle yedekleme çalışması yapılması sağlanacaktır.

6. Son olarak, bu göreve alışma sürecine dair kapsamlı bir geçiş süreci tanımlanmalı.

Teknolojik Araçları Yedekleme Planını Kolaylaştırıyor

• Şirket içinde Yetenek ağınızın mevcut durumunun haritasını görebilirisiniz.
• 360 derece geri bildirim, performans ve eğitim skorlarına göre yıldan yıla gelişim farkını birey bazında kolayca takip etmenizi sağlayarak yedekleme planınızı kolaylaştırabilirsiniz.
• Mevcut organizasyonel yapı içerisinde yönetim seviyelerine çalışanlarınızın uyum oranlarını görebilirsiniz.
• Uyum oranlarına bağlı olarak gelişim gerektiren yetkinliklerde eğitimler ve gelişim haritası sunarak, zamanı gelindiğinde pozisyon için mevcut yetenek havuzunuzun hazır olmasını sağlayabilirsiniz.
• Yetenek planınızı otomatikleştirerek devamlı yedek listenizi güncel tutabilir ve iş yükünü minimalize edebilirsiniz.
• Potansiyel yetenek havuzunuzun motivasyonunu korumak ve memnuniyetlerini ölçümlemek adına iç iletişim, takdir araçlarına başvurabilirsiniz.

İmran Şahin