Bordro ve İş Dokümanlarını Çalışanlara UIaştırmanın Eğlenceli Yolu

İş dokümanları, kurumsal bilgi kaynağı olan ve  tüm işletmeler için hukuki açıdan büyük önem taşıyan belgelerdir. Özellikle çalışan sayısının fazla olduğu işletmelerde yaşanan en büyük sorunlardan biri de bu dokümanlar ve bu konuda yaşanan karışıklıklardır. Ancak, dijitalleşmenin etkisi ile genellikle insan kaynakları birimi tarafından gerçekleştirilen iş dokümanlarının neredeyse tamamının hazırlanma, dosyalama, ulaştırma, değerlendirme gibi süreçleri farklılaştı. Yeni nesil doküman yönetimi çözümleri sayesinde işletmeler daha az iş gücü ile daha fazla verimlilik sağlayabiliyor.

Bordro, dijital ortamda sürdürülebilen, işletme kadar çalışanlar için de önemli olan iş dokümanlarından bir tanesidir. Bu yazımızda, sizler için  bordro sürecinin işleyişinden, bu süreci yönelik yenilikçi çözümlerden ve bu çözümlerin işletme ile çalışanlara kazanımlardan söz ettik.

E-bordro Nedir?

Bordro, çalışana yaptığı ödemeyi tüm vergi ve kesintileriyle birlikte gösteren ve çalışanın çalıştığı süre boyunca düzenlenen belgedir. Bu belgede işyeri sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası gibi hem işletme hem de çalışan hakkında belirtilmesi gereken belirli hususlar vardır. Bordrolama sürecinde de benzer şekilde fazla mesai, SGK matrahı, damga vergisi gibi hem işletme hem de çalışan ile ilişkili belirli parametreler göz önünde bulundurulur.

E-bordro maaş bilgilerine, çalışma saatlerine, fazla günlere ve mesailere yönelik sorgulama işlemlerinin yapıldığı online bir bordro görüntüleme hizmetidir. Bu işlem, elektronik bilgi ağı olan e-devlet üzerinden yapılıyor. E-bordro hizmeti, yalnızca kamu kurumlarında 657 sayılı kanuna tabi 4/D bendi kapsamındaki çalışanlar için sunulur. Özel sektörde ise çalışanların bordro alabilmeleri için kurumun insan kaynakları birimine başvurmaları gerekiyor.

E-Bordro Çalışanlar ile Nasıl Paylaşılır?

Çalışanlar her ay düzenlenen e-bordro belgelerine e-devlet üzerinden istedikleri zaman ulaşabiliyorlar. Bu işlem için ise çalışanların belirli adımları izlemesi gerekiyor. E-devlet üzerinden e-bordro bilgilerine ulaşmak için çalışanların yapması gerekenler şu şekildedir:

• İnternet sitesi veya uygulama üzerinden e-devlet sistemine erişim sağlanır.
• E-devlet şifresi, mobil imza, e-imza, T.C. kimlik kartı bilgileri veya internet bankacılığı aracılığıyla sisteme giriş yapılır.
• E-hizmet arama bölümüne “e-bordro sorgulama” yazılarak arama yapılır.
• Bordro dönemi ay ve yıl şeklinde seçilerek görüntülenir.
• Görüntülenen e-bordro belgesi “barkodlu belge oluştur” seçeneği ile indirilir.

Şirket İçi Doküman Yönetiminin Önemi

Kamu kurum ve çalışanları e-bordro hizmeti sayesinde dokümantasyon süreçlerinin getirdiği operasyonel iş yükünü ortadan kaldırarak zamandan tasarruf edebiliyor. Her ne kadar bu hizmet yalnızca kamu kurumlarında geçerli olsa da çeşitli doküman yönetim sistemleri özel sektörde de benzer hizmetler sağlanabiliyor. Bu doküman yönetim sistemleri tüm dosya, belge ve doküman işlerinin dijital olarak sürdürülmesini sağlayan ve bir şirketin tüm birimlerine yönelik kullanılabilen sistemlerdir. 

Etkin bir doküman yönetim sistemine sahip şirketler belirli avantajlara sahip olur. Bu avantajlar şu şekilde verilebilir:

> Gelişmiş Doküman Düzenleme İşlemleri: Çalışanlar internet tabanlı ortak çalışma alanında sorunsuz, güvenli ve eşzamanlı bir şekilde düzenleme işlemlerini gerçekleştirebilir. Tüm çalışanların aktif ve güncel kullanımı sayesinde her türlü doküman üzerinde çalışmalar ve düzenlemeler aynı anda yürütülebilir.

> Kolay Erişilebilirlik: Şirketlerin yıllar içerisinde biriken ve kurumsal bilgi kaynağı olan dokümanlar karmaşık ve büyük boyutlarda olabiliyor. Bu dokümanlar fiziksel veya dijital ortamlarda depolansa da çalışanların aradığı dokümanı veya doküman içerisinden ihtiyaç duyulan bilgiye kolayca ulaşması oldukça önemlidir. Doküman yönetim sistemleri çalışanların hızlı ve kolay arama işlemleri yapabilmeleri için kapsamlı motorlar içerir.

> Birimler Arası Koordinasyon ve İşbirliği: Şirketlerin doküman yönetim süreçlerinde geleneksel yöntemlerin kullanıldığı durumlarda birimler arasında koordinasyonu ve işbirliğini sağlamak zordur. Bir dokümanın bir birim tarafından onaylanıp veya düzenlenip ilgili birime aktarması doküman yönetim sistemleri ile çevrimiçi gerçekleştirildiği için çok daha hızlı ve kolaydır.

> Bilgi Güvenliği: Dokümanlar, kurumsal bilgi kaynağı olduğu için önemli bilgilerin rakiplerin eline geçmesi veya risk oluşturacak şekilde yayılması şirketler için tehlikeli sonuçlar doğurabilir. Ortaya çıkabilecek bu tarz olumsuz durumların önüne geçmek için şirketler yetki temelli erişim sağlayabilecekleri güvenilir sistemlere ihtiyaç duyarlar. Doküman yönetim sistemleri ise bu aşamada şirketler için gerekli olan bilgi güvenliğinin sağlanmasına yardımcı olur.

> Veri Yedekleme ve Kurtarma: Doküman yönetim sistemleri ile veriler çevrimiçi sistemlerde yedeklenir ve kurtarma dosyaları oluşturulabilir. Çevrimiçi ortamda saklanan dokümanlar yalnızca erişim yetkisi olan kişiler tarafından işlemlenebilir. Doğru sistem ve yetkilendirme ile fiziksel depolama sistemlerinde olduğu gibi verilerin kaybolma veya silinme durumları ile karşılaşmazsınız.

> Güncel Dokümanlar: Dokümanları geleneksel düzenleme sürecine sahip şirketler fiziksel dosyaları kullanır. Bu yöntem, önemli bilgiler içeren dokümanların hem kaybolmasına hem de içerdiği bilgilerin eski, geçersiz olmasına neden olabiliyor. Doküman yönetim sistemleri ise dosyalar ve içerdiği bilgilerin güncelliği ve geçerliliğinin kontrol edilmesi noktasında çözümler sunuyor.

Şirketlerin doküman yönetim sistemlerini benimsemeleri ve kullanmaları başta çalışan deneyimi olmak üzere pek çok açıdan katkı sağlar. Bu sistemler sahip oldukları teknoloji ile dokümantasyon süreçlerindeki iş yükünün azalmasına, çalışan performans ve verimliliğinin artmasına yardımcı olur. Çalışma alanına yapılan bir yardım olarak değerlendirilebilen doküman yönetim sistemleri hem kurum kültürüne hem de çalışma alanının işleyişine olumlu etkileri bulunur. Başka bir deyişle, şirketinizde başarılı bir çalışan deneyiminin tasarlanma sürecinde katkı sağlar.