5S Kuralı ile İş Yerinde Verimliliğinizi Nasıl Artırabilirsiniz?

Verimlilik, iş süreçlerinin etkinliği ve şirket başarısı üzerinde en çok etkisi bulunan dinamiklerden biridir. Çalışan memnuniyeti, iş ortamı gibi verimliliği etkileyen çeşitli etkenler bulunmaktadır. Bu nedenle, günümüz iş yaşamında verimliliği artırmak için çeşitli yöntemler ortaya çıkmıştır. 

Şirketler ise verimliliği artırmak için bu yöntemlerden kurum kültürü, çalışma ortamı ve çalışma modeli gibi değişkenleri göz önünde bulundurarak kendilerine en uygun yöntemi belirleyerek uygulamayı amaçlar. 

5S Kuralı, verimliliği artırmak için şirketler tarafından faydalanılan yöntemler biridir. 5S Kuralı ile temelde kaliteli bir çalışma ortamının oluşturulması ve bu ortamın devamlılığının sağlanması amaçlanır.

Sizler için bu yazımızda, tüm ayrıntılarıyla 5S Kuralı yöntemini açıklayarak şirket için faydalarının neler olduğundan söz ettik.

5S Kuralı Nedir?

1950’lerde Japonya’da ortaya çıkmış olan 5S Kuralı çalışma alanının temiz, düzenli ve amaca uygun bir şekilde düzenlenmesi için uygulanan bir yöntemdir. Bu yöntem ile şirket içi motivasyonun yükseltilmesi, çalışanların takım çalışmasına teşvik edilmesi, üretim ve kalite değerlerinin artırılması amaçlanır.

Bu yöntemin adı, kendisini oluşturan Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu ve Shitsuke aşamalarından gelir. Bu aşamaların Türkçe karşılığında sırasıyla Ayıklama, Düzen, Temizlik, Standartlaştırma ve Disiplin kavramları karşımıza çıkar.

5S Kuralı ile çalışma ortamındaki hatalı üretim, fazla stok, bekleme gibi temel israflar görünür hale gelir ve israfın kaynağına yönelik iyileştirme çalışmaları yürütülür. Bu süreçte, çalışma ortamında neye, nerede ve nasıl ihtiyaç duyulduğu tanımlar ve en verimli çalışma ortamı oluşturulur. Verimli bir iş ortamının yanı sıra 5S kuralı istenmeyen iş kazalarının da önlenmesini sağladığı için iş güvenli açısından da büyük önem taşır.

5S Yönetim Sistemi Nedir?

5S Yönetim Sistemi, 5S Kurallarını merkezine alan ve bu doğrultuda israfı azaltarak çalışan motivasyonunu ve verimliliği artıran bir yönetim sistemidir. 5S Yönetim Sistemi ile, çalışanlar çalışma ortamlarındaki gereksiz detaylardan kurtulur. Böylece herhangi bir israfın kaynağına ulaşmak ve mevcut israfı önlemek kolaylaşır. Bu durum hem zamandan hem de efordan tasarruf edilmesini sağlayarak verimliliği artırır.

​​5S İş Yeri Organizasyonu Nasıl Yapılır?

5S Yönetim Sisteminin iş yerlerinde uygulanması için tüm çalışanların yöntem ile ilgili bilinçlendirilmesi gerekir. Çalışanlar bu yöntemin amacını, neye nasıl hizmet edeceğini, bu yöntem sayesinde nelerin değişeceğini bilmelidir.

Devamında 5S kuralının yol haritasının oluşturulması ve bu yol haritasının çalışanlara aktarılması da önemlidir. Yol haritasının oluşturulması sırasında sahanın mevcut durum tespiti de yapılmalıdır. Ve tamamının sonucunda oluşturulan yöntem belirlenen alanlarda uygulanmaya başlanmalıdır. 

5S Kuralı Adımları Nelerdir?

5S Kuralına adını da veren Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu ve Shitsuke olmak üzere beş temel adımdan oluşur. Bu adımların her biri çalışma ortamındaki farklı etkenlere yönelik iyileştirmeleri amaçlar. 5S Kuralını oluşturan bu aşamaları şu şekilde özetleyebiliriz:

> Ayıklama (Seiri)

Ayıklama aşamasında çalışma alanında yer alan ancak anlık olarak ihtiyaç duyulmayan ve çalışma alanında dağınıklık yaratan tüm gereksiz eşyalar, el aletleri, ekipmanlar ve ölçü aletleri sınıflandırılır, etiketlenir ve depolanır. Bu aşama, 5S kuralının diğer adımları için önem taşır. Özellikle çalışma ortamının kısıtlı olduğu işletmelerin bu aşamaya daha fazla özen göstermesi gerekiyor. Bu aşama uygulanarak çalışan şikayetleri azaltılabilir, çalışanlar arası iletişim güçlenebilir, verimlilik ve ürün kalitesi artabilir.

Bu aşamanın uygulanmadığı durumlarda iş ortamı gereksiz kalabalıklaşır ve gereksiz malzemeler süreç akışını zorlaştırır. Ayrıca, dağınık bir çalışma ortamında bulunması güç olan malzemeler tekrar satın alınır ve işletmeye zamanın yanı sıra finansal açıdan da olumsuz etkisi bulunur. 

> Düzen (Seiton)

Düzen aşamasında sürekli ihtiyaç duyulan eşyalar, el aletleri, ekipmanlar gibi malzemelerin bulunmasını kolaylaştıracak bir sınıflandırma ve düzenleme yapılır. Bu aşamada, malzemelerin ne kadarına ihtiyaç duyulduğu, nerede bulunduğu belirlenir ve yönlendirme, ikaz çizgileri gibi yöntemler ile malzemelerin bulunduğu yerler tanımlanır. Bu sürecin uygun şekilde yürütülmemesi durumunda ise aşırı stok oluşur, zaman ve enerji kaybı yaşanır.

> Temizlik (Seiso)

5S Kuralının temizlik aşamasında hem çalışma ortamı hem de üretim ve makine kaynaklı kirliliğin ortadan kaldırılır. Bu aşamada, kirlilikten kaynaklı psikososyal risk azaltılır ve olası sağlık problemlerinin önüne geçilir. Temizlik aşamasının etkin bir şekilde yürütülmemesi durumunda ise çalışanların motivasyonu düşebilir, kullanılan araç ve makinelerin verimliliği azalabilir. Bunlara bağlı olarak da bakım maliyetleri artabilir ve ürün kalitesi azalabilir.

> Standartlaştırma (Seiketsu)

Standartlaştırma aşamasında ayıklama, düzen ve temizlik aşamalarının korunması ve sürekliliğinin sağlanması için ihtiyaç duyulan standartlar, kontroller ve iyileştirme çalışmaları belirlenir. Bu aşama süresince önceki adımların kontrolü sağlanır ve önceki adımlarda yaşanan sorunlar tespit edilerek uygun iyileştirme çalışmaları yürütülür.

> Disiplin (Shitsuke)

Disiplin aşamasında, mevcut adımların devamlılığını sağlamak, çalışanları eğitmek, iyileştirme çalışmalarını duyurmak, kampanyalar düzenlemek, ödüllendirme ve teşvik sağlamak gibi uygulamalar yürütülür. Bu aşama, diğer 4 adımı birbirine bağlayan bir süreçtir. Bu sürecin etkin bir şekilde yürütülmesi durumunda, çalışanların motivasyonunu artar, sorumluluk bilinci gelişir, özgüveni artar ve rolleri belirlenir.

5S ile İlgili Temel İsraflar Nelerdir? 

5S Kuralının temel amacı mevcut israfların önlenmesini, karmaşanın ortadan kaldırılmasını sağlamak ve verimliliği artırmaktır. İsraf olarak adlandırılan 7 temel alanda iyileştirmeler yapmak da bu amaca hizmet eder. Bu 7 temel alan aşağıdaki gibi sıralanabilir:

1. Bekleme

• Talimat ya da onay için bekleme
• İletişim süreçlerinde bekleme
• Ekipman eksikliğinden dolayı bekleme
• Stok probleminden kaynaklanan bekleme
• Bilgisayar sisteminin yavaşlığından dolayı bekleme

2. Hatalı Üretim

• Eksik proses kontrolü
• Hatalı fatura kesimi,
• Veri giriş hataları
• Kayıtlar üzerinde yapılan hatalar (yanlış ya da eksik bilgi girme)

3. Fazla Üretim

• Kullanılmayan rapor ya da malzeme hazırlamak
• Müşterinin talebinden fazlasını üretmek
• Gereksiz döküman çoğaltmak

4. Gereksiz Hareketler

• Uzun süren manuel işlemler
• Kaybolan iş dosyalarını aramak
• İhtiyaç duyulmayan yazılım satın almak

5. Fazla Stok

• Gereğinden fazla elde tutulan tüm ürünler
• Stoğu elde tutmak için kullanılan materyaller
• Stoğun yer aldığı depoyu aydınlatmak, soğutmak için harcanan enerji

6. Gereksiz Taşıma

• Üretim tesislerinin birbirine uzak olmasından dolayı kaynaklanan israflar
• Taşımaya harcanan fazladan zaman
• Ayrılan ekstra istihdam
• Kullanılan fazladan nakliye malzemesi

7. Gereksiz İşlemler

• Gereğinden fazla araç çalıştırma
• Organize edilmemiş iş planında ortaya çıkan davranışlar
• Plansızlıkta çalışanların ekstra yaptığı tüm hareketler

5S Kuralı Ne Kazandırır?

5S kuralını oluşturan aşamaların her biri ile farklı kazanımların elde edilmesi amaçlanır. Bu yöntemde verimlilik artırılırken aynı zamanda çalışan motivasyonundan iş yeri güvenliğine kadar işletmeye çeşitli açılardan fayda sağlanır. 5S kuralının uygulanması ile elde edilen kazanımları temelde üretici ve müşteri açısından ikiye ayrılabilir. 5S kuralının üretici ve müşteriye faydaları şu şekildedir:

5S Kuralının üreticiye faydaları:

• Makine ve araç arızaları azalır, üretim performansı artar.
• Çalışanların katılımını artar.
• İsrafı azaltır ve israftan kaynaklı giderleri düşürür.
• Zaman kayıpları ortadan kaldırılır.
• Çalışma ortamının verimli kullanımı sağlanır.

5S Kuralının müşteriye faydaları:

• Ürün ve hizmet teslimi zamanında yapılır.
• İşletme verimliliğini artmasıyla maliyetler düşebilir.
• Talepler eksiksiz karşılanabilir.
• Döngü zamanı azalabilir.

Sorwe İle 5S Kuralları

Özellikle üretim alanlarında oldukça fayda sağlayan ve verimliliği artıran 5S Yönetim Sistemi, çalışanların motivasyonunu da pozitif yönde etkiliyor. Çalışanlar, gereksiz işlerden ve dokümanlardan kurtularak kendi işine odaklanma fırsatı elde ediyor. Buradaki kritik nokta ise çalışanları bu süreçte doğru bilgilendirmek ve doğru bilgi aktarımını mümkün kılmak oluyor. 

5S Yönetim Sistemine geçiş döneminizde, çalışanlarınızı en doğru kanallardan bilgilendirmek verimliliğin ilk anlarda artmasının sağlıyor. Doğru bilgi paylaşımı için Sorwe şirket içi duyuru sistemi ve mobil intranet ürünü ile en doğru desteğin verilmesini sağlıyor. Çalışanlar en doğru bilgiye mobil cihazlarından anında erişebiliyor. Detaylı bilgi almak ve deneyimlemek için bizimle iletişime geçebilirsiniz. 

Sıkça Sorulan Sorular

5S’nin Sürekliliği Nasıl Sağlanır?

5S’nin önemli adımlarından birisi, Standartlaşmadır. Standartlaşmanın sağlanması için ayıklama, düzenleme ve ayrıştırma aşamalarının sürekliliği için gerekli standartlar ve prosedürler belirlenir. Bu prosedürler sayesinde adımların sürekliliği sağlanır.

5S Faaliyetlerine Karşı Gösterilen Dirençler Nelerdir?

Çalışanların doğru bilgilendirilmemesi ve bilinçlendirilmemesi bu sistemin uygulanmasında farklın dirençlerle karşılaşılmasına sebep olabilir. Bu durum, sistemin engel olmaya çalıştığı karmaşanın artmasına sebep olabilir. 

5S Kurallarının Uygulanmasının Zararları Nelerdir? 

5S Kurallarının uygulanması ile israfın ve karmaşanın engellenmesi amaçlanır. Ancak bu uygulamanın kurgulama aşamasında yapılan bazı yanlışlar, mevcut israflara ek olarak yeni israfların oluşmasına sebep olabilir. Örneğin düzen aşamasında çalışma ortamının düzenlenmesi için etiketleme tekniği kullanılabilir.

Bakıldığında etiketleme ile ortamdaki karmaşanın engellendiği düşünülür. Bu doğru. Ancak gereksiz yere yapılan etiketler ise israf oluşmasına sebep olabilir. Örneğin bilgisayarın üzerine bilgisayar etiketi yapıştırmak gibi. Bu gibi durumların önüne geçmek için uygulamanın prosedürleri detaylı olarak belirlenmelidir.